希望条件から適したプランを提示

数ある葬儀の手伝いの中でも、最も重要で、かつ大きな責任を伴う役割が「受付・会計係」です。受付は、弔問に訪れた方々を最初にお迎えする、いわば葬儀の「顔」となる場所。そして会計係は、皆様から寄せられた香典という大切なお心を預かる、信頼性が第一に求められる役割です。この二つの係を、誰に、どのように依頼し、運営していくかは、葬儀全体の成否を左右すると言っても過言ではありません。まず、この役割をお願いする相手は、慎重に選ばなければなりません。金銭を扱うため、何よりも「信頼できる」人物であることが絶対条件です。一般的には、喪主の兄弟姉妹や、甥姪といった近しい親族に依頼するのが最も安心です。もし、適当な親族がいない場合は、非常に信頼のおける、几帳面な友人などにお願いすることになります。受付係の具体的な仕事内容は、弔問客への挨拶、芳名帳への記帳の依頼、香典の受け取り、そして返礼品（会葬御礼品）の手渡しです。弔問客が到着したら、「本日はお忙しい中、お越しいただきありがとうございます」と丁寧に挨拶し、記帳を促します。香典は必ず両手で受け取り、「お預かりいたします」と一礼します。その際、いただいた香典を管理するための通し番号をつけ、芳名帳の記帳欄にも同じ番号を控えておくと、後の整理が非常にスムーズになります。会計係は、受け取った香典を管理する役割です。受付係から香典を受け取ったら、人目につかない場所で開封し、中に入っている金額を確認して、会計帳簿に記録していきます。この時、香典袋に書かれた氏名、住所、そして金額を正確に記載することが、後の香典返しの手配に不可欠となります。受付と会計は、最低でも二人一組で担当し、常に相互確認をしながら作業を進めることが、ミスやトラブルを防ぐために重要です。手伝う側としても、この大役を任された際には、遺族の代理であるという自覚を持ち、丁寧な言葉遣いと、慎み深い態度を終始心がける必要があります。

長年、知人の葬儀で何度か受付係の手伝いをさせていただいた経験から、ご遺族が後で本当に困ってしまう、記帳のNGな書き方というものが、いくつかあることに気づきました。心を込めて弔問に来てくださっているのは重々承知の上で、ほんの少しだけ書き方に配慮していただくだけで、後の作業が格段にスムーズになる、ということを、ぜひ知っていただきたいと思います。まず、最も困るのが、やはり「住所の不備」です。特に多いのが、マンションやアパートの「部屋番号」の書き忘れです。氏名と建物名まで分かっていても、部屋番号がなければ、香典返しをお届けすることができません。また、「〇〇市〇〇町まで」で終わってしまい、番地が書かれていないケースも意外と多くあります。ご本人は、自分の家のことなので、つい省略してしまうのかもしれませんが、私たちにとっては、その最後の情報が命綱なのです。次に、達筆すぎて、あるいは癖が強すぎて「文字が判読できない」ケースです。特に、旧字体の漢字や、珍しいお名前の場合、ご遺族が読み方を間違えて、失礼にあたってしまわないかと、非常に気を遣います。心を込めて書いてくださっているのは伝わるのですが、できれば、誰もが読める「楷書」で、はっきりと書いていただけると、本当に助かります。そして、意外と多いのが「同姓同名」の問題です。会社関係などで、同じ部署に同姓同名の方がいらっしゃる場合、名前だけでは、どちらの方からいただいた香典なのか、全く区別がつきません。このような場合は、名前の横に「（〇〇部）」や「（〇〇支店）」といった、所属部署を書き添えていただけると、一目瞭然で、大変ありがたいです。また、芳名カードの場合に、裏面の住所欄に気づかず、表面に名前だけを書いて帰られてしまう方も、時折いらっしゃいます。カードの裏表を、一度ご確認いただけると幸いです。これらのことは、決して参列者の方々を責めているわけではありません。悲しみの中で、慌てて記帳されているのですから、仕方のないことだとは思います。しかし、もしこの記事を読んだ方が、次に記帳される際に、ほんの少しだけ、「この後、遺族が整理するんだよな」と、想像力を働かせてくだされば、それだけで、多くのご遺族が、その見えない心遣いに救われるはずなのです。

葬儀の受付での記帳は、個人で参列する場合は比較的シンプルですが、夫婦連名で香典を出す場合や、誰かの代理として参列した場合など、少し特殊なケースでは、「どのように書けば良いのか」と戸惑うことがあります。それぞれの状況に応じた正しい書き方をマスターし、スマートに対応しましょう。まず、夫婦で参列し、香典も一つの袋にまとめる場合です。この場合、記帳は一箇所にまとめて行います。代表者である夫の氏名をフルネームで書き、その左隣に、少し寄り添うように、妻の名前のみを書きます。この際、妻の姓は省略するのが一般的です。住所は、代表者である夫の名前の欄に、一箇所だけ書けば問題ありません。例えば、「葬儀 太郎」と書いた左に「花子」と記します。これにより、夫婦二人で弔問に訪れ、一つの香典を出したという事実が、ご遺族に明確に伝わります。次に、会社の代表として参列する場合です。この場合は、個人としての弔問ではないため、会社名と役職を明記する必要があります。記帳欄の右側にまず会社名を書き、その左隣に、役職と氏名をフルネームで書きます。会社の住所と電話番号も、忘れずに記入しましょう。もし、故人とは個人的な付き合いもあり、個人の資格で参列するが、関係性を分かりやすくするために会社名も書き添えたい、という場合は、自分の名前の右肩に、少し小さな字で会社名を書き添える、といった方法もあります。そして、最も間違いやすいのが「代理」で参列した場合です。例えば、夫の代理で妻が参列した場合、記帳するのは、香典の差出人である「夫」の名前です。夫の氏名と住所を通常通りに書き、その名前の左下に、少し小さな字で「（内）」と書き添えます。「内」は、妻を意味する伝統的な表現です。そして、実際に訪れた代理人（妻）の名前は、記入する必要はありませんが、もし受付で尋ねられた場合は、「妻の〇〇です」と名乗ります。上司の代理で部下が参列した場合も同様に、上司の氏名と住所を書き、その名前の左下に「（代理）」または「（代）」と記します。これらの作法は、誰が、どのような立場で弔意を示しているのかを、ご遺族が後で正確に把握するための、非常に大切な配慮なのです。